1- Identifier les points de blocage
Tout changement d’importance mérite pédagogie et méthode. La transition vers un mode de travail qui se prive de bureau fixe n’échappe pas à la règle. Mettre en place une politique de flex desk efficace, c’est avant tout faire en sorte qu’elle soit adoptée. Comment ? En deux mots : exemple et écoute.
Commencez par identifier quelques équipes à même de montrer l’exemple. Par leurs habitudes, leurs métiers, elles profiteront à plein du dispositif et pourront en vanter les mérites. Avec pour objectif de générer de l’intérêt auprès des autres équipes.
Si la mayonnaise ne prend pas pour tout le monde, ne brutalisez les équipes, et travaillez à partir de concertation et d’observation. Qu’est ce qui plait tant aux irréductibles du bureau ? L’espace fermé, sa confidentialité, son calme, la possibilité de ne pas être dérangé, interrompu dans son travail ? La proximité d’une fenêtre, la lumière, le mobilier dédié (étagère, desserte…) ? Autant de freins à l’adoption qu’il faut considérer pour trouver des solutions et des arguments adéquats.
Enfin, pour les plus réfractaires, des règles s’imposent.
2- Etablir des règles pour un fonctionnement efficace
Encore une fois, essayer d’obtenir de l’acceptation par la force n’est sans doute pas une bonne idée, particulièrement avec les collaborateurs les plus réticents. Pour agir, il faut comprendre, et donc identifier particulièrement les stratégies de contournement. Comment le salarié tente de reconstituer son espace individuel (en laissant trainer ses documents sur le plan de travail pour décourager l’installation d’un collègue, en reconstituant des cloisons avec des plantes vertes, un kakémono, voire une pile de dossiers…), et surtout pourquoi le fait-il.
De ces constats apparaîtront des règles à suivre : ne pas occuper sans cesse une salle de réunion pour compenser la perte de son bureau, par exemple. Au sujet de la réservation des bureaux et des salles de réunion, la mise en place d’une organisation pensée et acceptée de tous semble par ailleurs impérative.
C’est également le cas des règles de vie commune : comment se comporter dans les espaces communs, quelles sont les règles de savoir-vivre (hygiène, silence, etc.), celles à appliquer à l’utilisation des bureaux… Faire en sorte que celui qui s’installe sur un bureau n’ait pas à ranger les affaires de celui qui l’a précédé, ou pire, à faire le ménage après le passage peu respectueux d’un collègue. A ce propos, interdire de manger sur les bureaux partagés est une mesure nécessaire, qui incitera au passage le collaborateur à prendre une « vraie » pause déjeuner.
3- Que la hiérarchie montre l’exemple
Les ressources humaines ont ce rôle délicat de devoir convaincre et les salariés, et les patrons. C’est ici une nécessité. Car l’un des leviers les plus puissants pour amener ses collaborateurs à accepter un mode de travail, c’est sans doute que la hiérarchie soit exemplaire.
Il est ainsi conseillé d’inciter les managers à faire profiter leurs équipes de leurs bureaux individuels en leur absence, s’ils possèdent encore ces bureaux. Dans le meilleur des mondes, même la Direction générale peut passer en bureaux ouverts. L’intérêt ? L’exemple, évidemment, mais aussi la proximité immédiate des équipes.
Une décision qui n’est pas anodine pour la hiérarchie, qu’elle elle touche à leur gestion du temps. Car si un dirigeant est très libre de son emploi du temps, il se retrouve plus facilement sollicité par des collaborateurs qui ne sont plus freinés par une cloison, voire une porte fermée. L’espace ouvert crée une sorte d’égalité de traitement, et favorise par ce biais la transparence et la fluidité dans les échanges.
4- Un flex office avec de vrais morceaux de bienveillance
Cette ouverture d’esprit ne doit pas s’arrêter là. Pour être efficace, la politique de flex desk doit s’intégrer dans une optique plus large de flex office. Plusieurs pistes pour rendre performant le dispositif : encourager le télétravail, mais aussi le décloisonnement des horaires, en permettant d’arriver après 9h ou en laissant le choix de terminer tard. Une vision du travail qui met en avant l’accomplissement des missions et non plus le sacro-saint présentéisme qui fait encore des ravages en France. Autant d’initiatives qui permettront de réduire le nombre de bureaux au strict minimum, ce que vise avant tout le flex office.
Mais là encore, cela implique fortement la hiérarchie et le management. Car ces aménagements ont pour effet de soustraire petit à petit le collaborateur du regard (qui a dit surveillance ?) de son supérieur hiérarchique. Dès lors, c’est une relation de confiance qui doit nécessairement s’installer. Un changement profond de philosophie nécessaire pour démocratiser le flex desk.
