Tout d’abord, quelle est la différence entre un outil numérique et un outil collaboratif ? Tout simplement, si vous souhaitez améliorer la productivité et l’efficacité d’une équipe de travail, l’outil collaboratif est ce qu’il vous faut. Là où les outils Microsoft Word, Excel et autres, ne permettent pas de travailler à plusieurs de façon instantanée, les outils collaboratifs permettent plus d’agilité.
#1 Trello : Un outil collaboratif qui n’a plus à faire ses preuves
Le premier outil collaboratif de cette sélection est Trello. Derrière ce nom peu explicite, se cache un outil de mind-mapping. Pour celles et ceux qui ne sont pas familiers au concept de mind-mapping, il s’agit en réalité d’organiser ses idées, de créer la « carte mentale » d’un projet, d’une équipe ou d’une entreprise par exemple.
Plus concrètement, Trello propose un système de tableaux avec des colonnes et des cartes. Chaque colonne correspond généralement à une étape du projet, à une liste de tâches à effectuer. Chaque carte correspond à une tâche à effectuer, et peut contenir de nombreuses informations. On déplace les cartes, de colonnes en colonnes, en fonction de l’avancée du projet. Le créateur du tableau donne un droit d’accès à tous les collaborateurs du projet, pour permettre à chacun d’avoir une vue d’ensemble du travail effectué et à effectuer. Chacun est donc contributeur du projet.
Les cartes, qui correspondent à des tâches à effectuer, peuvent contenir des pièces-jointes, des commentaires, des liens externes et disposent même d’un système de calendrier pour planifier une date et une heure d’échéance. Elles peuvent donc se transformer en sources d’information très riches, et sont utiles pour faire de la veille par exemple. Il est possible d’affecter une carte à un ou plusieurs collaborateurs de façon à visualiser les rôles de chacun au sein du projet.
Bon à savoir : il existe une version web et une application mobile de Trello. Toutes deux complètement gratuites, elles permettent de centraliser l’information et de travailler en équipe de façon plus efficace et transparente. Pour une expérience plus poussée, il existe aussi des versions payantes.
Avec la crise sanitaire, le nombre d’utilisateurs de Trello a connu un véritable envol : 73% d’utilisateurs en plus avec le premier confinement.
En 2021, pour ses 10 ans, Trello a fait peau neuve et a développé son outil. En plus de l’amélioration de la visualisation des tableaux, il est désormais possible de se connecter avec d’autres applications collaboratives comme Slack et outils externes comme Google Drive, Dropbox, etc..
#2 Google Drive : la collaboration via un espace de stockage
Google Drive est un outil de stockage en ligne. Gratuit et accessible à tous via la création d’un compte Google, ce petit « cloud » personnel permet de stocker jusqu’à 15Go de contenus de façon gratuite et sécurisée.
Pour les plus inquiets quant à la question de la sécurisation des données, il faut savoir que Google a mis en place un double cryptage des données stockées sur Google Drive. Tous les documents des utilisateurs stockés sur leur Drive sont cryptés une première fois pour être rendus inexploitables en cas d’intrusion ou de piratage. Et en complément de ce cryptage, il faut savoir qu’un compte Drive est hébergé non pas sur un serveur unique comme la quasi-totalité des outils numériques, mais sur plusieurs serveurs à travers le monde. Le mot de passe du compte Google est donc la clé pour regrouper toutes les données et les déchiffrer. Cela garantit une excellente fiabilité quant à la sécurité des données.
Dans l’usage, Google Drive fait partie de l’ensemble des outils collaboratifs de Google (Gmail, Agenda, Contacts…), et il permet de centraliser des documents, d’en créer de nouveau, et de stocker des contenus dans des dossiers partagés avec d’autres utilisateurs. C’est là qu’intervient l’aspect « collaboratif » de Google Drive. En effet, tous les détenteurs d’un compte Google bénéficient d’un Stockage personnel gratuit de 15Go (pour Gmail, Google Drive et Google Photos), mais sur cet espace de stockage, il est possible de créer des fichier Google Docs, Sheets, Forms, Slides… et de partager ces fichiers ou des dossiers complets avec d’autres utilisateurs de Google Drive. Même les personnes dépourvues de compte Google peuvent accéder au document dans leur navigateur.
Les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et autres, ont la particularité, quand ils sont partagés, de pouvoir être modifiés par tous les utilisateurs de façon simultanée. Terminé le temps où l’on devait ouvrir un fichier sur son ordinateur pour le modifier et le renvoyer par mail en indiquant « version 1.2 »… Avec les outils Google, tout le monde peut travailler ensemble et en même temps sans risquer de perdre des informations ni de perdre du temps.
Depuis juin 2021, les règles de stockage ont été modifiées par Google. A la base, seuls les fichiers extérieurs à Google et les photographies dépassant les 16 mégapixels étaient comptabilisés dans le calcul du stockage. Ce n’est désormais plus le cas, attention donc à ne créer et conserver que des fichiers utiles ! Pour avoir moins de limites, il faudra acheter de l’espace supplémentaire à Google.
#3 Slack : Un outil collaboratif très apprécié dans le monde entier
Slack est le 3ème outil collaboratif de cette sélection, et c’est également une plateforme de communication collaborative. Dans de nombreuses entreprises, Slack est utilisé comme un outil de communication interne, bien qu’il s’intègre parfaitement dans le panorama des outils collaboratifs.
Slack fonctionne avec des « espaces de travail » et à l’intérieur de ces espaces, avec des « channels ». Pour faire simple, un espace de travail correspond à une entreprise, un groupe de travail, une équipe, et les channels permettent d’organiser les conversations en fonction de thématiques. Dans une même entreprise, on peut tout à fait créer un channel dédié aux informations « RH », un pour les événements ou encore un channel par service de l’entreprise. Les administrateurs de l’espace de travail attribuent des droits d’accès aux utilisateurs en fonction de leur rôle et leur implication dans les projets. Tous les membres n’ont pas forcément besoin d’avoir accès à toutes les discussions. Il y a systématiquement un channel « général » qui est créé en revanche, et celui-ci regroupe la totalité des membres de l’espace de travail. C’est une garantie de pouvoir entrer en interaction avec les autres membres de l’équipe ou de l’entreprise. Slack fait partie de ces outils collaboratifs particulièrement appréciés car il permet une grande transparence dans les échanges, et rompt avec le concept des mails trop formels.
Bon à savoir : Slack est un outil gratuit, disponible sur ordinateur et sur mobile, de façon à permettre à tous d’échanger à tout instant. L’outil évolue en permanence pour déployer une expérience plus simple et efficace.
#4 Microsoft Teams : collaborer grâce à la visioconférence
Difficile de faire un choix parmi les outils de visioconférence disponibles sur le marché, qui ont connu une véritable révolution depuis la crise de la covid-19 ! Nous avons choisi de vous parler de Microsoft Teams, l’un des plus utilisés. Nous aurions pu également vous présenter Google Meet, Zoom, Skype, etc.
Microsoft Teams est idéal pour les réunions d’équipe en visioconférence. Il existe une version gratuite où 100 personnes peuvent se connecter en même temps pour une durée de 60 minutes maximum. En plus de pouvoir communiquer en activant le micro et la vidéo, il est également possible d’utiliser une messagerie instantanée, d’échanger des fichiers et de partager son écran. L’organisateur peut également contrôler la réunion et inviter des personnes extérieures à l’entreprise.
Les versions payantes permettent plus de liberté et offrent des fonctionnalités plus complètes : pas de limitation de temps, autres outils utiles pour le télétravail…
#5 Yammer : un réseau interne pour mieux communiquer
Pour faciliter la communication interne en entreprise et casser l’image d’une hiérarchie trop pyramidale, vous pouvez installer un réseau social interne. Dans la suite des outils Microsoft nouvelle génération, Yammer propose cette fonctionnalité. C’est un excellent moyen de faciliter la transmission d’informations en interne, sans pour autant mélanger les outils personnels et professionnels.
La suite Microsoft présente également un autre outil collaboratif qui facilite la gestion des tâches en équipe : Planner. Il permet à tous les membres de l’équipe de savoir où ils en sont en temps réel via un système de tâches qui leur sont attribuées. De cette façon, le chef de projet et les collaborateurs ont un meilleur suivi du travail effectué, et de l’avancée de chacun.
Nous espérons que cet article, et ces explications vous permettront de choisir les outils collaboratifs dont vous avez besoin. N’hésitez pas à intégrer ces outils dans vos processus de travail, c’est souvent une preuve de transparence et de dynamisme appréciée par les collaborateurs.
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