Les 5 meilleurs outils collaboratifs pour votre entreprise

Outils collaboratifs, qu’est-ce que c’est ?

Quelle est la différence entre les outils collaboratifs et numériques ?
Les outils collaboratifs permettent de travailler à plusieurs de façon instantanée et d’être plus agiles contrairement aux outils numériques (Word, Excel…).

#1 Trello : Un outil collaboratif qui n’a plus à faire ses preuves

Le premier outil collaboratif de cette sélection est Trello. Derrière ce nom peu explicite, se cache un outil de Mind-Mapping. Il s’agit d’une technique de visualisation et d’organisation des idées et des informations sous forme de schéma appelé mind map ou carte mentale, d’un projet, d’une équipe ou d’une entreprise par exemple.

Plus concrètement, Trello propose un système de tableaux avec des colonnes et des cartes. Chaque colonne correspond généralement à une étape du projet, à une liste de tâches à effectuer. Chaque carte se rapporte à une tâche à effectuer et peut contenir de nombreuses informations. On déplace les cartes, de colonnes en colonnes, en fonction de l’avancée du projet. Le créateur du tableau donne un droit d’accès à tous les collaborateurs du projet, pour permettre à chacun d’avoir une vue d’ensemble du travail accompli et à exécuter. Chacun est donc contributeur du projet.
Les cartes (les tâches), peuvent contenir des pièces jointes, des commentaires, des liens externes et disposent même d’un système de calendrier pour planifier une date et une heure d’échéance. Elles peuvent donc se transformer en sources d’information très riches et sont utiles pour faire de la veille par exemple. Il est possible d’affecter une carte à un ou plusieurs collaborateurs de façon à visualiser les rôles de chacun au sein du projet.

Vous pourrez également bénéficier des fonctionnalités suivantes :

Les vues : Trello propose différentes vues (tableau, chronogramme, calendrier, tableur, tableau de bord…) pour organiser et visualiser les tâches selon les besoins du projet.
L’automatisation : l’outil Butler permet d’automatiser les tâches répétitives grâce à des règles, déclencheurs et actions programmées pour gagner du temps.
Les Power-Ups : des extensions qui ajoutent des fonctionnalités supplémentaires et permettent l’intégration avec d’autres outils pour améliorer la gestion des projets.
Les modèles : Trello propose des modèles prédéfinis et personnalisables pour démarrer rapidement des projets et structurer efficacement le travail.
L’intégration : l’outil s’intègre avec de nombreuses applications tierces pour synchroniser les données et améliorer la collaboration entre les équipes.

Il est possible de se connecter avec d’autres applications collaboratives comme Slack et des outils externes comme Google Drive, Dropbox, etc.

Bon à savoir : il existe une version web et une application mobile de Trello. Toutes deux complètement gratuites, elles permettent de centraliser l’information et de travailler en équipe de façon plus efficace et transparente. Pour une expérience plus poussée, il existe aussi des versions payantes.
Avec la crise sanitaire, le nombre d’utilisateurs de Trello a connu un véritable envol : 73 % d’utilisateurs en plus avec le premier confinement. Plus de 50 millions de personnes utiliseraient aujourd’hui l’outil.

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#2 Google Drive : la collaboration via un espace de stockage

Google Drive est un outil de stockage en ligne. Gratuit et accessible à tous via la création d’un compte Google, ce petit « cloud » personnel permet de stocker jusqu’à 15 Go de contenus de façon gratuite et sécurisée. Vous pouvez ensuite opter pour des versions payantes Google One pour plus d’espace (100 Go ou plus).

Pour les plus inquiets quant à la question de la sécurisation des données, il faut savoir que Google a mis en place un double cryptage des données stockées sur Google Drive. Tous les documents des utilisateurs stockés sur leur Drive sont cryptés une première fois pour être rendus inexploitables en cas d’intrusion ou de piratage. Et en complément de ce cryptage, il faut savoir qu’un compte Drive est hébergé non pas sur un serveur unique comme la quasi-totalité des outils numériques, mais sur plusieurs serveurs à travers le monde. Le mot de passe du compte Google est donc la clé pour regrouper toutes les données et les déchiffrer. Cela garantit une excellente fiabilité quant à la sécurité des données.

Dans l’usage, Google Drive fait partie de l’ensemble des outils collaboratifs du géant Google (Gmail, Agenda, Contacts…). Il permet de centraliser des documents, d’en créer de nouveaux et de stocker des contenus dans des dossiers partagés avec d’autres utilisateurs. C’est là qu’intervient l’aspect « collaboratif » de Google Drive. En effet, tous les détenteurs d’un compte Google bénéficient d’un stockage personnel gratuit de 15 Go (pour Gmail, Google Drive et Google Photos). Sur cet espace de stockage, il est possible de créer des fichiers Google Docs (traitement de texte), Sheets (tableurs), Forms (formulaires), Slides (présentations)… et de partager ces fichiers ou des dossiers complets avec d’autres utilisateurs de Google Drive. Même les personnes dépourvues de compte Google peuvent accéder aux documents dans leur navigateur.

Les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et autres, ont la particularité, quand ils sont partagés, de pouvoir être modifiés par tous les utilisateurs de façon simultanée. Terminé le temps où l’on devait ouvrir un fichier sur son ordinateur pour le modifier et le renvoyer par mail en indiquant « version 1.2 »… Avec les outils Google, tout le monde peut travailler ensemble et simultanément sans risquer de perdre des informations ou son temps.

Depuis juin 2021, les règles de stockage ont été modifiées par Google. À la base, seuls les fichiers extérieurs à Google et les photographies dépassant 16 mégapixels étaient comptabilisés dans le calcul du stockage. Ce n’est désormais plus le cas, attention donc à ne créer et conserver que des fichiers utiles ! Sinon, il faudra acheter de l’espace supplémentaire à Google.

#3 Slack : un outil collaboratif très apprécié dans le monde entier

Slack est le 3e outil collaboratif de cette sélection et c’est également une plateforme de communication collaborative. Dans de nombreuses entreprises, Slack est utilisé comme un outil de communication interne, bien qu’il s’intègre parfaitement dans le panorama des outils collaboratifs.

Slack fonctionne avec des « espaces de travail » et à l’intérieur de ces espaces, avec des canaux appelés « channels ». Pour faire simple, un espace de travail correspond à une entreprise, un groupe de travail, une équipe et les channels permettent d’organiser les conversations en fonction de thématiques.

Dans une même entreprise, on peut tout à fait créer un canal dédié aux informations « RH », un pour les événements ou encore un canal par service de l’entreprise.

Les administrateurs de l’espace de travail attribuent des droits d’accès aux utilisateurs en fonction de leur rôle et leur implication dans les projets. Tous les membres n’ont pas forcément besoin d’avoir accès à toutes les discussions. Un canal « général » est systématiquement créé pour regrouper la totalité des membres de l’espace de travail. C’est une garantie de pouvoir entrer en interaction avec les autres membres de l’équipe ou de l’entreprise.

Slack fait partie de ces outils collaboratifs particulièrement appréciés car il permet une grande transparence dans les échanges et rompt avec le concept des mails trop formels.

Bon à savoir : Slack est un outil gratuit, disponible sur ordinateur et sur mobile, de façon à permettre à tous d’échanger à tout instant. L’outil évolue en permanence pour déployer une expérience plus simple et efficace.

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#4 Microsoft Teams : collaborer grâce à la visioconférence

Difficile de faire un choix parmi les outils de visioconférence disponibles sur le marché, qui ont connu une véritable révolution depuis la crise de la covid-19 ! Nous avons choisi de vous parler de Microsoft Teams, l’un des plus utilisés. Nous aurions pu également vous présenter Google Meet, Zoom, Skype, etc.

Microsoft Teams est idéal pour les réunions d’équipe en visioconférence. Il existe une version gratuite où 100 personnes peuvent se connecter en même temps pour une durée de 60 minutes maximum. En plus de pouvoir communiquer en activant le micro et la vidéo, il est également possible d’utiliser une messagerie instantanée, d’échanger des fichiers et de partager son écran.

L’organisateur peut également contrôler la réunion et inviter des personnes extérieures à l’entreprise.
Les versions payantes permettent plus de liberté et offrent des fonctionnalités plus complètes : pas de limitation de temps, autres outils utiles pour le télétravail…

#5 Asana

Asana est une plateforme de gestion de projet et de collaboration conçue pour aider les équipes à organiser leur travail, suivre l’avancement des tâches et améliorer leur productivité. Elle est particulièrement utilisée pour la gestion de projets agiles, le suivi des objectifs et la coordination d’équipes, qu’elles soient en présentiel ou à distance.

Voici les principales fonctionnalités collaboratives d’Asana :

Gestion des tâches et des projets : Asana permet de créer, organiser et suivre les tâches et projets sous différentes vues (listes, tableaux, calendriers).
Collaboration en temps réel : les équipes peuvent communiquer via des commentaires, notifications et mentions pour collaborer efficacement sur chaque tâche.
Vue d’ensemble et suivi des progrès : des tableaux de bord et des rapports permettent de suivre l’avancement des projets et d’identifier les points bloquants.
Automatisation et flux de travail : Asana propose des règles et des modèles pour automatiser les processus répétitifs et optimiser le travail.
Intégrations avec d’autres outils : la plateforme s’intègre avec des applications tierces comme Slack, Google Drive et Microsoft Teams pour une collaboration fluide.
Sécurité et permissions : les administrateurs peuvent gérer les accès et les autorisations pour sécuriser les données et respecter les normes de conformité.
Mobilité et accessibilité : Asana est accessible via une application mobile et un navigateur, permettant de gérer les projets à tout moment et en tout lieu.

Zoom sur les outils avec de l’intelligence artificielle (IA)

Les outils cités ci-dessus utilisent déjà ou vont très certainement intégrer prochainement l’IA à leur fonctionnement.

L’arrivée de l’intelligence artificielle dans les outils collaboratifs transforme le travail en entreprise en automatisant les tâches répétitives, en améliorant la communication et en optimisant la gestion des projets. L’IA facilite la prise de décision grâce à l’analyse prédictive et personnalise les expériences des utilisateurs pour une meilleure productivité.

Parmi les solutions populaires, on peut citer :

Microsoft Loop : une plateforme collaborative qui permet aux équipes de créer, partager et modifier des documents dynamiques en temps réel, facilitant la co-création de contenu à travers différentes applications Microsoft 365 ;
Asana Intelligence, qui automatise la gestion des tâches sur l’outil Asana ;
Zoom AI Companion, qui résume les réunions et suggère des actions pour améliorer la collaboration à distance sur Zoom ;
etc.

Pensez à adopter ces outils dans vos processus de travail, c’est souvent une preuve de transparence et de dynamisme appréciée par les collaborateurs.