Pour répondre à cette question, nous avons demandé à l’équipe marketing d’APICIL de nous ouvrir les portes de son quotidien. Une équipe qui cultive depuis bientôt 4 ans une intelligence collaborative est une équipe en bonne santé ! Inspirante.
Quel outil collaboratif pour optimiser le télétravail ?
Travailler en équipe, faciliter les échanges et mener à bien les projets communs à distance sans bons outils collaboratifs est impossible. Pour l’équipe, Beekast fut la découverte lors du 1er confinement et ils ne l’ont plus lâché ! Un seul outil qui permet de tout faire et avec une montée en compétence simplissime sont les deux critères qui ont facilité son adoption. Inutile de préparer ses interventions longtemps à l’avance ; la spontanéité des échanges est de mise pendant la durée de la réunion.
Isabelle, rédactrice web et conceptrice de contenus graphiques nous dit : « L’utilisation de Beekast en remplacement des traditionnels stands-up a permis de maintenir les points d’équipe à distance toutes les semaines. Cela a favoriser les échanges sur les activités de chacun. Reprenant en partie l’idée des fameux post-it de couleur, les actions sont présentées sous forme d’étiquettes avec la possibilité de spécifier le degré d’urgence avec des codes couleur. Ainsi, on voit comment évoluent nos actions au fil du temps ».
Autre atout de cet outil, il a l’intérêt de pouvoir faire interagir les membres de l’équipe en proposant des ice-breaking, des votes…, cela permet de retrouver le côté ludique et convivial du présentiel.
Nadine, responsable du pôle acquisition, commente son utilisation : « Nous avons un peu tâtonné au départ, avec des fichiers Excel peu pratiques, mais on a rapidement basculé sur Beekast, plus ludique et qui permet vraiment d’échanger, d’historiser, d’animer… Nous avons remplacé les stands up hebdo par des points hebdo intitulés BeekasTime, qui nous permettent à la fois de partager l’activité et de prendre des nouvelles des uns et des autres »
Laurent, responsable de l’Expérience Client nous dit « En tant que manager, le point hebdo Teams du lundi est un moyen incontournable de partager nos sujets, de donner la parole à toute l’équipe et surtout de prendre le pouls de l’équipe en intégrant dans le Beekast hebdo un billet d’humeur ».
Nadine recommande : « Nous avons toujours privilégié les appels Skype ou Teams, surtout pour les sujets délicats afin d’éviter les interprétations. Les mails déshumanisent et les mots sont interprétables… ».
Les clés pour garder le lien avec l’équipe tout en télétravaillant
Les managers ont beaucoup fait pour aider à garder la cohésion entre collègues. Les collaborateurs se sont aussi montrés très créatifs pour garder l’esprit d’équipe et le lien social.
Comment remplacer les fameuses pauses à la machine à café ? Ou même, les déjeuners à la cafétéria ?
Au sein de l’équipe projet CRM, les bonnes intentions ne manquent pas : « A titre personnel, j’ai pris l’initiative de planifier des points d’échanges personnels avec certains collègues, même si je n’ai pas pu conserver le lien avec tout le monde, cela permettait de continuer de discuter de manière informelle et de garder les traits d’humour qui manquent cruellement pendant les réunions »
Un moment virtuel autour d’un café bien réel celui-là mais chacun chez soi ! Avant de commencer la journée, le CoffeeTime est là pour se mettre dans l’ambiance de l’équipe et échanger sur son temps personnel : « On a toujours quelque chose à dire… séries, films, cuisine, jardin, bricolage, sport, musique…tout y passe ! » confie encore Laurent.
Une mise en route pleine de bonne humeur pour booster sa semaine ! « Un matin, nous avons démarré la journée en faisant un « live musical » matinal : piano, guitare et chant… en avant la musique ! Une bulle hors du temps qui a fait du bien à tous et à moi-même », raconte Marie-Catherine.
Pour Aurore, il s’agit de célébrer un moment important : « J’ai un excellent souvenir du jour de mes 40 ans où ma manager avait positionné un point d’équipe à 12h30. Quand je me suis connectée sous Teams, toute l’équipe était déguisée et ma manager jouait de l’harmonica ! Une très belle surprise très touchante pendant le confinement ! »
Se parler plutôt que s’écrire : les outils à avoir sur son bureau
- Microsoft Teams est un espace de travail qui permet de centraliser, stocker et de partager différents types de documents sous forme de répertoires. Il s’accompagne d’un système de visioconférence et d’une messagerie avec la possibilité de partager son écran.
- Skype, très connu, est un outil de messagerie instantanée avec des fonctionnalités utiles dans le cadre du travail : réunions, partage d’écran et conversations. Il permet notamment de réduire le nombre mails et d’échanger plus rapidement lorsque l’urgence se fait ressentir.
- SharePoint, pas de chat disponible dans Sharepoint, mais une plateforme pour stocker et échanger des documents entre les différentes directions du Groupe. Les contributeurs peuvent y insérer et modifier tous les types de documents Microsoft.
Quand le télétravail devient une contrainte
Dans certains cas ou à certaines périodes, le télétravail a pu être mal vécu. Garder le contact et s’interroger sur ce qui se passe dans la vie chaque collaborateur est primordial.
Laurent témoigne pour son équipe : « Un point organisé chaque semaine me permet de mesurer ou d’identifier de potentiels souffrances ou inconforts. Selon les cas, je reviens ensuite vers le collaborateur en situation d’inconfort pour lui proposer un point individuel, s’il en ressent le besoin bien sûr »
Idem pour l’engagement, dur de garder le cap quand tous ses repères sont bousculés du jour au lendemain : « Les réunions d’équipes et de département ont perduré même à distance. Globalement cela a très bien fonctionné, même si c’est moins gratifiant lorsque tout est fait à distance sur une longue période. De plus cela ne facilite pas l’activité : il est impossible d’évaluer l’engagement lorsque les échanges sont limités à l’audio… Lors du 1er confinement, les équipes étaient très attentives à la situation des uns et des autres, beaucoup d’empathie s’est développée entre les membres de l’équipe », analyse Nadine.
Trouver un équilibre entre travail individuel et collectif
Pas de bonne collaboration sans discipline personnelle, même quand on travaille de chez soi ! Pour les concepteur-rédacteurs, la créativité demande à la fois des plages horaires de liberté pour laisser s’exprimer son inspiration et aussi l’accomplissement d’une liste de tâches à laquelle il faut s’acquitter chaque jour. Une To-do list, un point quotidien, un planning sur Google Sheet et des horaires parfois décalés permettent de tenir le rythme à distance.
Carole, responsable éditorial, nous donne les trucs qu’elle utilise au quotidien : « J’écris mes objectifs à réaliser ; c’est un moyen de me canaliser et de me motiver. Les différentes étapes du projet prennent forme petit à petit dans ma tête. Il faut savoir qu’en laissant notre esprit se balader sans limites, les nouvelles idées apparaissent.
Se couper des notifications et des emails permet aussi de libérer son cerveau car l’inspiration nait le plus souvent quand notre tête est au repos ! Et bien sûr, je n’oublie pas de lire et d’écouter des podcasts car rester stimulée quand on est confinée est compliqué : newsletter, essais, romans, articles sur le web … Tout y passe pourvu que ce soit bien écrit avec un angle original ! Je garde également un œil sur l’actualité grâce à Twitter ».
Maintenir le lien et la dynamique au sein de l’équipe, s’organiser collectivement et trouver l’équilibre entre son univers personnel et sa vie au travail ont été les grands défis des derniers mois. Comme toutes les contraintes, les événements passés nous ont fait grandir et progresser. Nous avons réinventé notre manière de collaborer. A nous d’en garder le meilleur pour mieux travailler ensemble !
