Les espaces de discussion en entreprise : enjeux professionnels et sociaux

Qu’est-ce l’ANACT, l’organisme pour lequel vous travaillez ?

« L’ANACT (l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail) est un établissement public d’administration, sous la tutelle du Ministère du Travail, créé en 1973. Elle a pour objectif de développer de nouvelles solutions pour améliorer les conditions de travail des collaborateurs, sans oublier le maintien de la performance de l’employeur. Nos priorités portent aujourd’hui sur la qualité de vie au travail, le maintien dans l’emploi, l’impact du numérique et l’égalité professionnelle. 

Grâce à l’expérimentation et à la capitalisation, l’ANACT diffuse au plus grand nombre des outils et méthodes (formations présentielles, MOOC, jeux ludo-pédagogiques, kits méthodologiques, plateformes thématiques dédiées, etc.). Ces solutions sont tournées vers les entreprises (grandes entreprises, PME, TPE…) mais aussi ce que l’on appelle les acteurs relais comme les consultants, les formateurs, les mutuelles et assurances.

Qu’est-ce qu’un EDD ?

Pour bien comprendre le rôle d’un EDD, il faut tout d’abord revenir au contexte. Ces vingt dernières années, le travail s’est totalement transformé avec l’introduction des nouvelles technologies, le vieillissement et la féminisation de la population au travail, l’apparition de différents types d’organisation de travail, etc. 

Dans les années 2000, l’ANACT a commencé à s’intéresser de très près aux risques psychosociaux et au stress au travail suite à la vague d’événements malheureux qui s’est déroulée à cette période. Nous nous sommes très rapidement rendu compte que les collaborateurs avaient un réel besoin de s’exprimer sur leur travail et de régulation. Ils sont nombreux à penser qu’il y a un véritable écart entre ce qu’on leur demande de faire et la réalité. De là est née l’idée de mettre en place des espaces de discussions, des EDD. 

Nous avons travaillé avec des chercheurs, médecins, psychologues, sociologues, pour développer la méthode que l’on préconise aujourd’hui.

Nous avons donné une définition précise aux EDD. Il s’agit d’espaces collectifs permettant une discussion centrée sur l’expérience de travail et ses enjeux. Nous ne parlons pas de sujets comme la rémunération, les contrats de travail ou les congés qui doivent être traités dans d’autres instances mais bien de l’expérience de travail. Ces espaces de discussions peuvent être animés par les ressources humaines, des représentants du personnel, des managers, mais aussi des collaborateurs volontaires prêts à s’investir dans ce type d’action. 

Dernier point sur lequel nous insistons beaucoup : ces espaces doivent être inscrits dans l’organisation du travail. Il ne s’agit pas d’un espace informel comme la machine à café par exemple. L’organisation doit veiller à mettre en place des échanges utiles et en faire ressortir des pistes concrètes d’amélioration. Il est essentiel de montrer aux collaborateurs qu’ils sont écoutés et réellement entendus. L’entreprise montre sa reconnaissance mais donne aussi la possibilité à chacun d’agir sur son travail. Il est très difficile aujourd’hui de combiner tous les éléments clefs qui participent à la qualité de vie au travail : la santé, la possibilité de bien faire ses missions et d’avoir le sentiment d’apprendre et d’évoluer. Les EDD permettent de rendre cela possible.

Quelles sont les différentes étapes de la création d’un EDD ?

La première étape incontournable est de se poser la question : “Pourquoi mon entreprise veut-elle mettre en place un ou des EDD ?”.  Est-ce pour mieux réguler, pour mettre en place un projet de transformation au sein de l’entreprise, pour résoudre des problèmes précis, etc. ? 

Une fois que toutes les parties sont d’accord sur ce premier point, la deuxième étape consiste à prendre en compte l’existant. Un EDD n’est pas un espace de réunion classique. Il faut observer les espaces qui existent déjà dans l’entreprise et se demander pourquoi les collaborateurs ne s’y expriment pas vraiment. Cet inventaire permettra à la fois d’argumenter sur les avantages de création d’un espace de discussion et de ne pas ajouter une énième réunion mais plutôt d’essayer de transformer efficacement certaines qui existent déjà. 

Troisième étape : on construit. Il faut définir le cahier des charges et l’ingénierie (qui, quand, quoi, comment ?).

Dernière étape : on expérimente. Attention à ne surtout pas faire un déploiement massif de ce qu’on pense être la bonne recette. Il n’y a pas de recette magique, de vision unique de l’espace de discussion. Il est primordial de composer et de tester pour savoir si cet outil est adapté à la façon dont fonctionne l’entreprise et les collaborateurs. Il faut ensuite ajuster et déployer.

Comment faire vivre un EDD sur le long terme : convaincre sa direction, motiver les collaborateurs, inciter les managers à faire vivre un tel espace…? 

Il est absolument nécessaire d’avoir bien anticipé le processus aval, savoir vers qui vont se diriger les discussions et les demandes qui émergent au cours des échanges et qui va décider. Il est aussi très important de soigner l’animation. La personne qui anime doit avoir des compétences, des habiletés relationnelles et avoir connaissance de quelques outils spécifiques pour analyser les différentes situations de travail qui sont rapportées par les collaborateurs. Il est possible d’envisager des formations pour leur permettre d’obtenir ces compétences. Il faut aussi éviter d’être trop rigide, laisser de la souplesse et s’adapter aux différents services, aux différentes personnes, etc.

Les EDD ne sont pas un simple outil managérial comme le pensent beaucoup d’entreprises. Il est fortement conseillé d’avoir quelqu’un pour le porter (souvent quelqu’un des ressources humaines), surtout au début, lors de sa mise en place.

Un premier retour d’expérience ?

Nous commençons à avoir un peu de recul sur les espaces de travail en entreprise. C’est une chose fragile. Quand on parle de laisser la parole aux collaborateurs, cela paraît tout de suite évident. Pourtant, certaines figures de l’entreprise, comme les managers, peuvent rapidement se sentir dépassés. Les personnes qui vont s’impliquer dans cet espace de discussion doivent être appuyées et accompagnées pour s’approprier cet espace et le percevoir comme quelque chose de réellement utile.

Les premières réunions sont souvent hésitantes, parfois mêmes tendues. Ce n’est pas simple et naturel aujourd’hui de parler de son travail. Il y a une dynamique d’apprentissage et de confiance à lancer sans s’attendre par contre à des effets immédiats. Les retours seront à moyen termes.

Ce que l’on souhaite, c’est qu’une entreprise qui a créé un EDD ne parle plus “d’espace de discussion” dans quelques années puisque celui-ci sera totalement intégré dans son ADN de fonctionnement. Les EDD devraient exister naturellement dans chaque organisation. »

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