Télétravail

Télétravail : les conseils pour bien collaborer à distance !

le 01/04/2020 Temps de lecture 3 minutes Carole Sanchis

Avant la crise sanitaire actuelle, à peine 16 % des Français utilisaient le travail à distance. Aujourd'hui, les entreprises doivent s'organiser pour mettre en place le télétravail pour près de 8 millions d’emplois du secteur privé (soit plus de 4 emplois sur 10) qui « sont aujourd’hui compatibles avec le télétravail », évalue le ministère du Travail. Comment les accompagner et leur permettre de garder leur motivation tout au long de la période ? Quels conseils donner au quotidien ? Vous trouverez dans cet article des témoignages et des conseils que nous partageons avec vous.

Les conseils à lire pour bien commencer sa journée de télétravail

C’est lundi ! La journée commence comme toutes les autres sauf que cette fois, vous êtes chez vous. Que vous soyez un habitué ou non, voici des conseils pour que les choses se passent au mieux pour maintenir l’efficacité de votre équipe !

 

Partir sur de bonnes bases : faire confiance

La règle d’or est de garder à l’esprit qu’un salarié en télétravail a un besoin de confiance et d’autonomie. Il est important de ne pas donner l’impression de surveiller votre équipe en réclamant des « reporting » réguliers. C’est le bon moment pour sortir d’une politique de présentéisme et d’évaluer vos collaborateurs sur la réussite de leurs objectifs. Le temps de présence n’est plus un indicateur fiable à distance. De plus, si les résultats sont mesurables et atteints, un management intrusif et directif seraient frustrant et contre-productif.

 

Démarrer la journée avec un meeting d’équipe rapide

Pour commencer la journée, un « stand up » à distance se révèle tout aussi efficace qu’en présentiel. En effet, il possède de nombreuses vertus. D’abord, son format court : 15 à 20 minutes sont suffisants pour que tout le monde s’exprime brièvement. Le contenu est toujours le même : chaque collaborateur raconte rapidement ce à quoi il va consacrer sa journée, ce qu’il a déjà accompli et éventuellement ses difficultés. Cette réunion peut déboucher sur des points à 2 ou 3 si besoin. L’objectif n’est pas de faire une réunion sans fin mais bien de lancer la journée et de garder le contact en dépit de l’agenda de chacun.

Une routine hebdomadaire apporte des repères à tous : managers comme collaborateurs. De la rigueur et des habitudes, voilà de quoi apporter de la stabilité à l’équipe !

 

Garder des moments de travail sans interruption

La régulation de l’usage du chat est importante. En effet, le réflexe naturel est de répondre en mode synchrone aux sollicitations. D’autant qu’au début de la période de télétravail, tout le monde aura besoin de garder le contact « comme au bureau » ! Or, chacun doit pouvoir se concentrer sur des sujets de fond sans être interrompu en permanence. La méthode Pomodoro peut aider à rythmer la journée de moment de « check-in » réguliers des notifications ou d’e-mails. Par exemple, on recommandera 20 minutes de concentration, 20 minutes de présence sur les réseaux sociaux de l’entreprise.

 

Un nouveau défi : gérer les enfants !

Avec la fermeture des écoles, les télétravailleurs ont découvert une autre dimension : partager leur espace de travail avec leurs enfants ! Un défi de taille quand on songe aux crispations que génère l’heure des devoirs pour bon nombre de famille. En effet, face aux sollicitations multiples de vos enfants, un seul mot d’ordre : la patience.

Alors que faire lorsque nous sommes supposés caler une leçon de conjugaison entre deux réunions ? Simplement, les mêmes bonnes pratiques s’appliquent : garder une attitude positive, se réserver des moments de pauses et de jeux, se faire plaisir ensemble à l’heure du déjeuner. Peut être que nos enfants sont des collaborateurs comme les autres ?

 

Pour les parents dont les enfants ne sont pas encore scolarisés, deux mots : bonne chance ! Entre les repas, les mails, les activités ludiques et les réunions à distance, le nouveau rythme n’est pas toujours facile à prendre ! Vous en saurez plus avec la lecture du journal de Léa, maman d’une petite fille de 2 ans, qui décrit son quotidien avec humour.

 

S’amuser même si l’heure est grave…

Évidemment, tout le monde est conscient que la situation est sérieuse. Pourtant, pour continuer d’avancer et d’être productif, la « positive attitude » est de mise, encore plus à distance. Il est impératif de laisser la place à des moments de détente et de partages. Les réunions pourront être plus détendue et les échanges moins formels. Cette crise est un véritable défi pour les entreprises. Mais, c’est aussi une occasion de mieux se connaitre, de progresser ensemble. En dehors du contexte traditionnel du bureau, il est probable que nous découvrions tous des ressources nouvelles et des bonnes pratiques !

 

Créer un groupe de communication informelle sur un réseau social

Le télétravail généralisé ou presque implique un risque important : l’absence de contact qui, de manière plus grave, peut mener à l’isolement des collaborateurs. Afin d’éviter ce scénario catastrophe, avoir un lien de proximité grâce à un mode de communication direct comme un groupe WhatsApp ou Slack est primordial. Vous constaterez que la créativité des échanges sera au rendez-vous ! Le retour au bureau ne sera que plus réjouissant…

 

Clarifier son esprit : se déconnecter et méditer 

Il est primordial de respecter le droit à la déconnexion des collaborateurs et de veiller à ce qu’ils en respectent également les limites. La grosse tendance dans le travail à domicile est de déborder sur ses horaires de travail, c’est alors le rôle du manager de les rappeler gentiment à l’ordre. Déconnecter, c’est aussi prendre du temps pour soi. La méditation de pleine conscience a séduit de nombreuses entreprises pour réduire le stress. Se recentrer et s’écouter grâce à des exercices de méditation est une excellente façon de maitriser ses pensées et apaiser ses angoisses.

 

Isabelle, collaborateur d’APICIL pratique la méditation : “Adepte de méditation de pleine conscience depuis plus de 2 ans, cette pratique m’est d’autant plus importante dans cette période de confinement forcé. De nature anxieuse, cette gymnastique de l’esprit me permet de prendre de la distance face aux événements, de me détendre mais aussi et surtout de faire attention à mes besoins. Me recentrer sur l’instant présent pour ne plus anticiper ou ressasser et observer mes émotions (négatives ou pas). Voilà ce que propose le voyage de la méditation de pleine conscience. Comment ? Par la respiration – le souffle. Alors, prêts pour l’expérience

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