Un peu d’histoire !
La démarche fut initiée par Taiichi Ohno dans le cadre des méthodologies de lean management appliquées à Toyota.
On retrouve ses théories dans les ouvrages « Toyota Production Système » et « Just in Time ».
Masaaki Imai, fondateur du Kaizen institute, a popularisé et adapté la démarche dans le monde entier. Ses activités de conseil et ses livres très populaires ont fait rayonner la méthode.
Définition de la méthode Kaizen
La méthode Kaizen est un processus de qualité, qui vise l’amélioration tout en évitant de gros investissements.
Apportez chaque jour de petits changements, et la performance augmentera ! Un des principes forts est que toute personne de l’entreprise peut apporter des changements sur le processus auquel elle participe, employé ou manager.
Si on prend en exemple l’organisation d’un espace de travail en utilisant le Kaizen.
Le Kaizen englobe 4 méthodes de gestion de la qualité :
- la méthode des 5S :
- Seiri : débarrasser / alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile
- Seiton : ranger / organiser l’espace de travail de façon efficace
- Seiso : nettoyer / améliorer l’état de propreté des lieux
- Seiketsu : ordonner / prévenir l’apparition de la saleté et du désordre
- Shitsuke : être rigoureux / encourager les efforts allant dans ce sens, c’est l’auto-discipline
- Le TQM (Total Quality Management) : qui exprime la qualité de ce qui sort de l’entreprise, le service ou le produit.
- Le lean Management : qui travaille sur la gestion du processus en minimisant les gaspillages, les stocks.
- La roue de Deming : Plan, Do, Check, Act qui sont les étapes de l’amélioration continue.
La réussite d’une démarche Kaizen nécessite l’implication de tous les salariés de chaque service et de tous niveaux.
Kaizen vs Kaikaku
La démarche Kaizen est souvent opposée à la démarche KaiKaku, qui signifie « changement brutal » (on le nomme aussi Kaizen Blitz, blitz pour éclair).
Cette seconde démarche est complémentaire du Kaizen qui s’inscrit dans un temps long alors que le Kaikaku s’inscrit dans un temps court. L’un met en œuvre des changements par petites touches et peu coûteux, l’autre des changements pouvant être un choc, allant jusqu’à l’innovation de rupture, qui implique un coût plus élevé pour l’entreprise. Pour prendre un cas un peu extrême, lorsque NetFlix est passé d’un modèle économique basé sur l’envoi postal de DVD à un modèle basé sur le streaming de film via internet, le changement fut brutal, coûteux à bien des égards, mais il a sauvé l’entreprise !
L’adaptation au changement avant le suivi d’un plan
Le Kaizen est souvent utilisé sans le nommer. Par exemple, dans certaines entreprises des démarches qualités en gestion de projets sont mises en place. Elles permettent de faire le point lors des bilans de projet et de déterminer ce qu’il est possible d’améliorer dans l’existant pour mettre des plans d’action en conséquence. De nombreuses sociétés logiciel utilisent le développement agile. L’agilité intègre dans ses principes fondamentaux l’amélioration continue.
On retrouve dans le manifeste Agile deux valeurs importantes et communes au Kaizen :
- l’adaptation au changement est plus importante que le suivi d’un plan
- l’équipe réfléchit régulièrement aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence
Ainsi, c’est l’équipe qui détermine ce qu’il faut faire évoluer dans son propre fonctionnement.
La nouveauté peut être testée et validée. L’équipe a le pouvoir de l’ajuster très vite si nécessaire. Bien sûr, l’environnement dans lequel elle évolue doit être en capacité d’accueillir ces évolutions régulières.
Autre notion importante, les « boucles de feedback ».
- Elles permettent aux équipes de valider 2 étapes essentielles : vérifier ce qui a changé et ajuster ce qui a évolué.
- Il est important que ces boucles soient aussi courtes que possible, de l’ordre de la semaine.
En effet, c’est en s’ajustant souvent, en s’améliorant régulièrement que les équipes pourront progresser.
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