Les règles de vie du flex office ou flex desk
Free seating, flex desk, flex office, desk sharing, ou encore espace de travail dynamique, bureau flexible ou bureau non attitré… Vous trouverez beaucoup de termes pour désigner cette véritable révolution qui s’est opérée il y a quelques années et se met, encore aujourd’hui, en place dans des entreprises de toutes tailles.
Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office est un concept de bureau flexible où les employés n’ont pas d’espace de travail attitré et peuvent choisir où ils veulent travailler en fonction de leurs besoins du moment. Ce système permet aux employés de choisir leur espace de travail en fonction de leurs tâches du jour, de leur humeur ou de leur préférence.
Dans un environnement de flex office, les employés peuvent utiliser des bureaux partagés, des espaces de coworking, des salles de réunion ou même travailler à distance. Les entreprises mettent en place des outils de réservation en ligne pour que les employés puissent réserver un espace de travail à l’avance.
Le flex management
Difficile quand on est responsable d’équipe de faire face à ces importants changements d’organisation. Le mieux est de faire appel aux services des ressources humaines de votre entreprise pour demander un accompagnement ou des formations.
Pour vous aider, nous avons réuni quelques conseils pour manager efficacement vos équipes en flex office et favoriser leur productivité et leur bien-être au travail.
- Communiquer clairement : assurez-vous que les règles spécifiques au flex office soient claires et bien comprises par vos équipes. Communiquez sur les avantages et le fonctionnement de ce mode de travail et incitez-les à faire part des éventuelles difficultés rencontrées.
- Mettre en place des outils de suivi : utilisez des outils de gestion de projet, de réservation d’espace, un agenda pour suivre les tâches et les projets de vos équipes, même s’ils travaillent dans des espaces différents.
- Encourager la collaboration : organisez des réunions régulières en présentiel ou à distance pour favoriser la collaboration entre les membres de l’équipe. Encouragez également les échanges informels pour maintenir une bonne ambiance de travail.
- Offrir des espaces adaptés, bien équipés, propres, et soignés : assurez-vous que vos équipes disposent d’espaces de travail adaptés à leurs besoins, du matériel nécessaire (n’oubliez pas le matériel ergonomique pour leur santé) que ce soit pour se concentrer, collaborer ou se détendre.
- Suivre et ajuster : Restez à l’écoute des retours de vos équipes sur le flex office et adaptez vos pratiques pour améliorer l’expérience de travail de chacun.
Les avantages du flex office pour l’entreprise
Le flex office, ou bureau flexible, est un concept de gestion de l’espace de travail qui offre de nombreux avantages aux entreprises qui choisissent de l’adopter. En voici quelques-uns :
- une image de marque moderne
- des salariés qui perçoivent l’entreprise comme une structure souple et innovante ;
- des collaborateurs qui sont heureux de travailler dans les espaces qu’ils souhaitent et ne souffrent pas de sédentarisation. En offrant aux employés la possibilité de choisir leur espace de travail, on peut contribuer à leur bien-être général en leur permettant de sélectionner des environnements qui répondent à leurs préférences individuelles et à leurs besoins en matière de productivité ;
- un espace optimisé. Le flex office permet une utilisation plus efficace de l’espace de bureau car les postes de travail ne sont pas attribués à des employés spécifiques ;
- très souvent, des réductions de coûts immobiliers car l’entreprise peut avoir besoin de moins d’espace pour loger le même nombre d’employés.
À Courbevoie, en région parisienne, la société Vodafone a ainsi réduit de 60 % les coûts de maintenance, de 50 % ses coûts de transport et de 45 % le nombre de mètres carrés de bureaux. Atos, « leader international de la transformation digitale », est visiblement tout aussi à l’aise dans celle de ses bureaux, dont la surface est passée de 90 000 à 54 000 m² grâce au flex office. Chez Danone enfin, ce sont 40% des bureaux qui ont disparus, faisant la part belle aux salles de silence, aux « villages d’activités » et autres espaces communs.
Il est important de noter que la réussite de l’implémentation du flex office dépend de la culture de l’entreprise, de la mise en place d’une infrastructure technologique adéquate et de la communication claire des attentes et des politiques liées à cette nouvelle façon de travailler.
Le flex office permet aux entreprises d‘optimiser l’utilisation de l’espace de travail, de réduire les coûts immobiliers et d‘offrir plus de flexibilité aux employés. Cependant, il peut aussi poser des défis en termes de gestion de l’espace, de communication interne et de création d’un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Il est important d’avoir les ressources en interne pour gérer ce mode de travail !
Et les salariés alors ?
Qui mieux que quelqu’un qui travaille dans un cadre de flex office pour nous faire un retour d’expérience. Selon Léopoldine qui travaille à la Direction Transformation Digitale, Marketing & Expérience Client pour APICIL :
“Dans toutes les entreprises dans lesquelles j’ai travaillé, depuis plus de 15 ans, je n’ai connu que les bureaux attitrés : personnalisés avec les photos du chat ou des enfants, la tasse de café lavée une fois par mois, la pile de dossiers en désordre et la guirlande de post-its… Travailler dans un bureau fixe, entouré quotidiennement des mêmes collègues, avait des avantages mais aussi parfois quelques inconvénients.
Notre entreprise a déménagé récemment dans de nouveaux bureaux en open space. Et cette fois-ci, en mode flex office. J’étais un peu sceptique à l’idée d’arriver chaque matin (hors jours de télétravail) sans savoir où j’allais m’installer, de ne plus avoir mes repères. Mais après deux semaines de bureau flexible, je suis assez contente et rassurée. Cela me permet :
- de discuter et de voir des collègues que je voyais peu auparavant ;
- d’avoir un bureau bien rangé (on ne garde que le stricte nécessaire dans un petit panier de rangement qu’on laisse le soir dans notre casier). Cela oblige également à laisse un espace de travail propre ;
- de changer de vue tous les jours (nous avons la chance d’avoir une vue agréable depuis nos fenêtres !).
Et globalement le lieu de travail est plus calme et silencieux, open space oblige.”
Vous l’aurez compris, le flex office a été choisi par de nombreuses entreprises et le recul que l’on peut avoir aujourd’hui sur cette révolution de mode de travail nous permet d’être optimiste. Mais gardons en tête qu’il est essentiel d’identifier des personnes en interne garantes du bon fonctionnement de l’ensemble. Les équipes ont besoin d’être accompagnées, de ne pas voir leur charge mentale augmentée par la gestion de l’organisation. Ils doivent pouvoir travailler et disposer de touts les outils nécessaires pour être totalement efficace.
